中小企業の会議を半分にする、シンプルな整理方法

週に10回以上の定例会議を持つ中小企業は、思っているより多いです。参加者に「この会議は何のためにありますか」と聞くと、「よくわからない」という答えが返ってくることがあります。会議の整理は、組織改善の入口として試しやすいテーマです。

会議が増える仕組み ¶

会議は一度設定すると、なくなりにくいものです。「とりあえず週次で集まろう」と決めた会議が、目的を失っても続いている、というケースが多い。誰かが「この会議、必要ですか」と言い出しにくい雰囲気が、会議を温存させます。

「情報共有」と「意思決定」を分ける ¶

会議を整理する最初のステップは、各会議の目的を「情報共有」と「意思決定」のどちらかに分類することです。情報共有が目的なら、メールや社内チャットで代替できる可能性が高い。全員を同じ時間に集める必要があるのは、何かを決めるときだけです。

この分類をするだけで、会議の数が3割から5割減った会社を複数見てきました。削減した時間が現場作業や顧客対応に回ると、現場の雰囲気が変わります。

会議を減らした後に起きること ¶

会議を減らすと、最初は「情報が伝わらなくなるのでは」という不安が出ます。実際には、会議で共有されていた情報の多くは、メールや掲示板で十分に伝わります。むしろ、文字に残ることで確認しやすくなるという効果があります。

意思決定の会議に絞ることで、参加者の準備の質が上がります。「何かを決める場」という認識があると、事前に考えてくる人が増えます。会議の時間が短くなり、決定の質が上がる、という変化が起きます。

会議の棚卸しは、1時間あれば始められます。まず自分が参加している会議を書き出して、「情報共有」か「意思決定」かを分類してみてください。